Secretaresse/projectondersteuner gemeente Rotterdam

Op het programmabureau Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), is een tijdelijke opdracht ontstaan voor een secretaresse/projectondersteuner. Voor deze ben jij een representatieve en servicegerichte collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit, die plezier heeft in het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat en bijdraagt aan een prettige werksfeer.
Dit ga je doen:

• Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;
• Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de (buitenlandse) gasten;
• Beheer je de telefoon van het programmabureau;
• Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;
• Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam;
• Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen;
• Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;
• Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties en ondersteun je waar nodig onderliggende programma’s en projecten;
• Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

Als Secretaresse/project ondersteuner ben je een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en die structuur en overzicht weet te bewaken, ook in drukke agenda’s. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Daarbij ben je je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen.
Eisen

• Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring;
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 7 jaar;
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt aantoonbare ervaring met ICT en bent vaardig in Microsoft Office, met name Word, PowerPoint en Excel.

Wensen

• Je beheerst de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle;
• Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 150.000 inwoners.

Het is een functie voor 36 uur per week. In eerste instantie voor 5 maanden, dit kan nog met 6 maanden verlengd worden. Werklocatie:Mijnsherenlaan 6 en Wilhelminakade 179. Thuiswerken is voor deze functie bij uitzondering alleen in overleg mogelijk. Schaal 8 van de CAO gemeenten, ZZP is niet mogelijk.

Onze opdrachtgever is de gemeente Rotterdam.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.