Secretaresse / managementondersteuner

Als Secretaresse B /Management assistent bied je zelfstandige en professionele secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de bedrijfsleider, manager stafdienst, commissie of medisch specialist. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en werkzaamheden soepel en zorgvuldig worden gecoördineerd.

Jouw werkzaamheden

• Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van prioriteiten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een goede telefonische bereikbaarheid.
• Ontvangen en professioneel te woord staan van bezoekers.
• Zelfstandig behandelen van correspondentie en opstellen van brieven, notities en andere documenten.
• Bewaken van actiepunten, afspraken en de voortgang van werkzaamheden en hierover terugkoppelen aan de leidinggevende.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen, inclusief agenda’s, verslagen, actie- en besluitenlijsten.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, congressen en presentaties.
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding, rapportages, jaarverslagen, protocollen en richtlijnen.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van praktische verbeteringen binnen de bedrijfsvoering.
• Coördineren en bewaken van selectie- en indiensttredingsprocedures.
• Bijhouden van personeels-, vakantie- en aanwezigheidsplanning.
• Beheren van digitale archieven, dossiers en documentatiesystemen.
• Bewaken van relevante procedures, regelingen en afspraken.
• Bijdragen aan afdelingsoverleg en de begeleiding en inwerkperiode van nieuwe medewerkers.

• Een relevante opleiding op minimaal mbo-4-niveau, bijvoorbeeld Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Ruime ervaring in een zelfstandige secretariële of managementondersteunende functie.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met relevante softwarepakketten.
• Kennis van de gezondheidszorg en affiniteit met administratieve en organisatorische processen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een zelfstandige, proactieve en georganiseerde werkhouding.
• Tact, klantgerichtheid en het vermogen om effectief met verschillende belangen en niveaus om te gaan.
• Zorgvuldigheid en integriteit, vooral bij het werken met vertrouwelijke en strategische informatie.
• Flexibiliteit en het vermogen om goed te functioneren in een dynamische en soms hectische werkomgeving.