Projectsecretaris Gemeente Rotterdam

Jouw functie
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de Projectsecretaris:

• Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;
• Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
• Je hebt werkervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office applications zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Wensen

• Je hebt kennis van en werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met vraagstukken over gebiedsontwikkeling binnen een gemeente.