Secretaresse Havenbedrijf Rotterdam

Ben jij de toekomstige Management Assistant die bijdraagt aan een haven van wereldklasse? Neem jij zelfstandig verantwoordelijkheid in het ondersteunen van twee managers van het MT Port Development? Ben jij samenwerkingsgericht en proactief en heb je affiniteit met de haven? Dan ben jij mogelijk binnenkort onze nieuwe collega bij Port Development!

Beschrijving afdeling:
Binnen het Havenbedrijf richt Port Development zich op de ontwikkeling van het havengebied. Dit omvat het vestigen van bedrijven en het realiseren van infrastructuur en vastgoed. Port Development voert hiertoe, samen met klanten en stakeholders, een groot aantal projecten uit waarmee doorgaans forse investeringen zijn gemoeid. Binnen Port Development werken professionals die zonder uitzondering nauw betrokken zijn bij de diverse projecten in de haven.

Wat ga je doen?
Je gaat aan de slag als Management Assistent van twee managers van het MT Port Development en hun teams. Beide managers zijn samenwerkingsgericht en geven jou veel vrijheid en zelfstandigheid in je werk. De teams van beide managers zullen ook regelmatig een beroep op je doen. Uiteraard altijd in overleg en met oog voor jouw werkdruk en werkplezier. Naast jou zijn er nog vier andere management assistenten.

Kerntaken
In de basis biedt je ondersteuning aan de managers van de afdeling:

• Je beheert de agenda van de managers en leest de inkomende mails. Je weet hier op termijn zelfstandig je weg in te vinden en geeft waar passend opvolging aan mails of zet deze zelfstandig uit bij collega’s.
• Je draagt zorg voor (digitale) ondertekening van overeenkomsten en contracten voor interne collega’s voor onze klanten. Wij werken met SignHost.
• Je houdt het overzicht op alle lopende zaken en zorgt dat uitstaande acties tijdig worden opgevolgd.
• De afdeling doet zo nu en dan een beroep op jouw vaardigheden om overleggen in te plannen met externe partijen. Met de nodige flair weet je deze snel en adequaat af te handelen en de bijkomende zaken zelfstandig te faciliteren (locatie boeken, aanmelden bezoekers, etc.). Daarnaast fungeer je als algemene vraagbaak voor de afdeling PD.
• Binnen de afdeling PD worden diverse evenementen georganiseerd, waarbij een beroep op jouw organisatie talent kan worden gedaan.
• Je draagt zorg dat brieven en overeenkomsten op deze juiste manier het juiste moment worden ondertekend.
• Je bent secretaris van de Contractboard die iedere twee weken plaats vindt. Voor deze meetings organiseer je dat de te bespreken stukken op het juiste moment bij de juiste mensen zijn en maak je het verslag.
• Je bent betrokken bij bedrijfsbrede verbetertrajecten binnen jouw vakgebied en denkt mee over het verbeteren van processen binnen de afdeling PD Support.
• Je bent secretaris van het Q-team dat iedere zes weken de ruimtelijke kwaliteit van de projecten in de haven beoordeelt. Voor deze meetings organiseer je dat de te bespreken stukken op het juiste moment bij de juiste mensen zijn en maak je het verslag van de meeting.
• Je bent beheerder van de afdelingscreditcard.

Wat zoeken wij?

• Je hebt een proactieve en kritische werkhouding. Je vindt het leuk om je manager een stapje voor te zijn en vooruit te denken.
• Je bent hulpvaardig richting je managers en medewerkers uit de teams, maar ook naar je collega management assistentes. Je kimt samen te werken met vier andere management assistenten. Er is aandacht voor elkaar en ieders dagelijkse uitdagingen, waarbij we een beroep doen op elkaars beschikbare capaciteit bij drukte of tijndens verlof. Er heerst een informele sfeer en we hechten waarde aan open communicatie en onderlinge betrokkenheid.
• Iemand die het leuk vindt om samen te werken, maar ook zelfstandig kan werken.
• Een energieke en vrolijke persoonlijkheid die betrokken is bij de afdeling en verwachtingen over eigen inzet goed weet te managen.
• Je steekt zelf graag de handen uit de mouwen en bent creatief en denkt in oplossingen.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden en weet Rotterdamse humor te waarderen.
• Je bent flexibel, hulpvaardig en werkt zowel graag zelfstandig als in een team.

Wat vragen we van jou:

• Een relevante MBO/HBO opleiding;
• Kanididaat heeft minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint en OneNote).
• Kandidaat heeft een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Opdracht gaat om 24-32 uur in de week. Opdrachtduur is van 23-3-2026 tot 31-10-2026 met een verlengingsoptie of een overgang naar dienstverband. FSK 7. ZZP is niet mogelijk. Werkdagen zijn maandag t/m donderdag

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.