Projectondersteuner gemeente Rotterdam

Als projectmedewerker ondersteun je de projectmanager en het projectteam bij de organisatie en uitvoering van projecten. Je zorgt voor structuur en overzicht binnen het projectteam en ondersteunt bij de dagelijkse organisatie van het werk.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische zaken en ontzorgt de projectmanager(s) waar mogelijk. In een dynamische projectomgeving weet je snel te schakelen en houd je overzicht op planning, acties en afspraken.

In deze rol houd je je onder andere bezig met:

• voorbereiden en organiseren van projectoverleggen
• notuleren van overleggen en opstellen en bewaken van actielijsten
• beheren van agenda’s en plannen van afspraken
• ondersteunen bij de voorbereiding van (interne en externe) overleggen
• beheren en structureren van digitale projectdossiers
• ondersteunen bij administratieve en financiële processen
• organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, zoals bewonersavonden of projectbijeenkomsten
• onderhouden van contact met interne en externe betrokkenen
• bijdragen aan een goede afstemming tussen betrokken teams, zoals beleid, ontwerp, communicatie en het ingenieursbureau
• Je signaleert knelpunten in planning, organisatie of processen en denkt mee over praktische oplossingen.

Als resultaatgerichte projectmedewerker haal je energie en plezier uit het ondersteunen en ontzorgen van je team. Je neemt hierin zowel een faciliterende als actieve rol en werkt vanuit een sterk dienstverlenende houding. Dankzij je proactieve en initiatiefrijke instelling kom je zelf met voorstellen en ideeën en onderneem je actie waar nodig. Je denkt mee over praktische verbeteringen en draagt bij aan een goede organisatie van het projectteam.
Binnen projectmanagement werk je gestructureerd, planmatig en nauwkeurig. Je weet overzicht te houden en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd. Je bent zelfstandig in je werk, neemt verantwoordelijkheid voor je taken en zorgt dat afgesproken resultaten tijdig worden opgeleverd. In een dynamische projectomgeving ben je flexibel en stressbestendig. Ook onder tijdsdruk blijf je rustig en houd je overzicht. Je weet prioriteiten te stellen en koppelt tijdig terug wanneer iets niet haalbaar blijkt. Je bent samenwerkingsgericht en communicatief vaardig. Je werkt prettig samen met collega’s en weet informatie helder over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast ben je omgevingsbewust en heb je gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
Integriteit staat voor jou vanzelfsprekend hoog in het vaandel. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, werkt zorgvuldig en bent betrokken bij het projectteam en de omgeving waarin het project plaatsvindt. Tegelijkertijd sta je open voor feedback en blijf je jezelf ontwikkelen in je rol.

Eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectondersteuning of een vergelijkbare rol in de afgelopen 5 jaar. Dit blijkt uit het CV, waarin concrete projecten, programma’s of opgaven zijn beschreven waarbij je betrokken was, inclusief de rol en werkzaamheden die je daarin hebt vervuld;
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan met complex agendabeheer, waaronder het plannen en coördineren van overleggen met meerdere stakeholders binnen een projectteam of projectomgeving. Dit blijkt uit het CV, waarin concrete projecten of functies zijn beschreven inclusief de rol die je hebt gehad, de werkzaamheden (zoals agendabeheer en het plannen van overleggen) en de periode waarin deze werkzaamheden zijn uitgevoerd;
• Je hebt werkervaring met het beheren en structureren van projectdocumentatie binnen een digitale werkomgeving. Dit blijkt uit het CV, waarin minimaal één project of opdracht uit de afgelopen 5 jaar wordt beschreven waarbij je verantwoordelijk was voor het beheren of organiseren van projectinformatie;
• Je hebt werkervaring met notuleren in een (project)team;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Wensen

• Je hebt ervaring met het werken in multidisciplinaire teams en het afstemmen met verschillende betrokkenen binnen een projectomgeving. Dit blijkt uit het CV, bijvoorbeeld door samenwerking met projectteams, stakeholders of verschillende disciplines.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in het CV.
• Je hebt werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie van minimaal 100.000 inwoners.
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen.

Het is een functie voor 36-40 uur per week. Starten medio april. In eerste instantie voor 12 maanden. Dit kan nog 3x met 12 maanden verlengd worden. Schaal 7 van de CAO gemeente, zzp is niet mogelijk

Onze opdrachtgever is de gemeente Rotterdam