Officemanager gemeente Rotterdam

Binnen de afdeling Duurzaamheid is plaats voor één enthousiaste Office Manager voor team Schone Energie. Dit team bestaat uit 3 subteams: Wind, Energiesysteem en Zon.
Als Office Manager ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en je bent verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is en blijft. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van (het nakomen van) afspraken, zowel binnen het team als daarbuiten. Tot slot organiseer je bijeenkomsten en ben je verantwoordelijk voor overige administratieve taken.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Het notuleren van overleggen binnen het team, waarbij technisch en bestuurlijk jargon wordt gebruikt en waar verschillende belanghebbenden aan deelnemen.
• Het beheren van de agenda’s van minimaal twee (programma)managers.
• Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern).
• Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken.
• Het actualiseren van een projectadministratie inclusief de vaste planning & control momenten.
• Opstellen van werkinstructies en handleidingen.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

Je bent een ervaren Office Manager die goed kan prioriteren en hoofd- en bijzaken kan onderscheiden. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent gewend om voor verschillende teams te werken, waarbij je in staat bent om het overzicht te behouden. Daarnaast ben je in staat om snel te schakelen, een spoedvraag die binnenkomt pak je gemakkelijk op. Door jouw proactieve houding weet je de verschillende teams te ontzorgen, zie je wat er moet gebeuren en denk je mee over mogelijke verbeterprocessen. Jij bent een aanpakker die ziet wat er nodig is en voegt de daad bij het woord. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Daarnaast ben je ondernemend en resultaatgericht.
Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau 4;
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de werkzaamheden zoals die staan beschreven onder ‘jouw functie’. Deze ervaring is opgedaan in de afgelopen 7 jaar;
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Office Manager, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als Office Manager bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van teams die werken aan de ontwikkeling van zonne-energie, windenergie, of energiesystemen en bent bekend met het jargon in deze sectoren;
• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).

Het is een functie voor 32-36 uur per week. In eerste instantie voor 12 maanden. dit kan verlengd worden met nogmaals 12 maanden. Werklocatie: Wilhelminakade 179. Thuiswerkbeleid: In het kader van Anders werken, kan er vanuit huis worden gewerkt. Fysieke aanwezigheid vindt voornamelijk plaatst op de Rotterdam. Voor het digitaal vergaderen en digitaal ontmoeten, wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Maandag is de vaste kantoordag. Starten begin september.

Onze opdrachtgever is de gemeente Rotterdam.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.