Managementassistent Toeslagen Gemeente Rotterdam

Jouw functie
Als Managementassistent Toeslagen010 ondersteun je samen met jouw collega primair de 6 en later de 7, teammanagers van Toeslagen010. Zoals gezegd kent Toeslagen010 een bijzondere dynamiek en dat geldt ook voor jouw werkzaamheden en die van de teammanagers. Hierbij kun je denken aan:

• Het proactief beheren van de agenda’s van de teammanagers waarbij je probeert zoveel mogelijk rekening te houden met de belangen van de teamleden,
• Het beheren van de mailboxen van de teammanagers waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging,
• Het beheren van de maillijsten (DL-lijsten) van de verschillende teams,
• Het plannen van overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in waarbij je zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn,
• Ondersteunen bij diverse terugkerende overleggen; het uitvragen van agendapunten, het opstellen en versturen van de agenda. Zorgdragen voor een goede en volledige verslaglegging van de diverse overleggen.
• Indien nodig, en in overleg met de teammanager, zorgdragen voor ziek- en herstel meldingen van collega’s,
• Zorgdragen voor een correcte inkoop en verwerking van diverse bestellingen van bijvoorbeeld attenties, vergaderlocaties,
• Het ondersteunen bij de inrichting en het beheer van de groep voor uitvoeringsberichten en bij de interne kennisportal,
• Het uitvragen van uitvoeringsberichten, zorg dragen voor publicatie van uitvoeringsberichten.
  

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo 4 opleiding in een administratieve richting;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring bij een overheidsinstantie of bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners;
• Je beheerst Outlook, Word en Excel op gevorderd niveau. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift minimaal op C1 niveau.

• Je hebt 2 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met een planningsysteem zoals Rostar CAS;
• Je hebt ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren, crediteurenadministratie, tijdschrijven);
• Je hebt kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem.