Managementassistent gemeente Rotterdam

Jouw rol
Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen ben je de steunpilaar voor meerdere teammanagers van de afdeling CMO (Clusterondersteuning MO). Je bent pro-actief en toont initiatief en vindt het leuk om naast het beheren van complexe agenda’s mee te denken over verschillende onderwerpen. Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die werkzaamheden uit handen neemt, meedenkt en ervaring heeft in het vak.

Jij ondersteunt de teammanagers in een dynamische omgeving die aan het ontwikkelen is.

Wat ga je doen?

• Agendabeheer teammanagers;
• Verwerken van correspondentie en het beheren van functionele mailboxen en distributielijsten.
• Oppakken van werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en hierop zelfstandig actie ondernemen.
• Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten en praktische ondersteuning.
• Kleine bestellingen in Oracle
  

Als managementassistent ondersteun je de managers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat zaken goed, tijdig en zorgvuldig worden geregeld en draagt daarmee bij aan een goede ondersteuning van het management.
Het belangrijkste voor ons is dat je mensgericht bent en goed kunt samenwerken. Je bent benaderbaar, toegankelijk en hebt oog voor wat er speelt binnen de afdeling. Je vindt het leuk om de managers te ondersteunen, denkt mee en weet goed aan te voelen wat nodig is.
Je bent sterk in organiseren en prioriteiten stellen. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, houd je overzicht en weet je wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en pakt zaken zelfstandig op.

Je werkt accuraat en zorgvuldig, houdt afspraken en deadlines in de gaten en zorgt ervoor dat zaken worden afgerond. Tegelijkertijd ben je resultaatgericht en praktisch ingesteld.
We zoeken iemand die zelfstandig kan werken, maar ook actief de samenwerking opzoekt. Iemand die rust en overzicht brengt, betrouwbaar is en graag meedenkt met de managers en de afdeling.

Kortom: iemand die ondersteunt, organiseert, verbindt en vooruitdenkt en daarmee een waardevolle ondersteuning is voor de managers en de afdeling.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer in outlook voor meerdere teammanager(s);
• Je hebt werkervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams);
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau.

Wensen

• Je hebt werkervaring met Oracle in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het werken met portefeuilles.