Management assistent gemeente Nieuwegein

Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda’s van collega’s en je maakt verslagen van vergaderingen. Je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je plant (serie) afspraken;
• Je reserveert vergaderruimten;
• Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de organisatie;
• Je plant vergaderingen (reeksen);
• Je faciliteert catering, indien nodig;
• Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen;
• Je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Vereisten / knock-outcriteria

• BYOD (bring your own device) voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel
• In het CV zijn minimaal 2 referenties opgenomen inclusief contactgegevens
• Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office (benoem in het cv waar dit is opgedaan);
• Je bent minimaal op woensdagen (8uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken. Benoem dit duidelijk in het CV;

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (benoem dit in het cv waar dit is opgedaan)
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat (benoem in het cv waar dit is opgedaan)
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent (benoem in het CV waar dit is opgedaan)
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem

Het is een opdracht voor 24-32 uur per week. Starten per half september. In eerste instantie voor 3 maanden, dit kan verlengd worden.

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. Vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en deels ook op locatie werken we met ruim 200 mensen aan het gericht vooruit helpen van onze klanten. Wij bieden inkomensondersteuning en verstrekken uitkeringen waar nodig. Ook stimuleren we mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij. Bij WIL werken we vanuit een mensgerichte aanpak. Waar mogelijk passen we maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving.