Facilitair Servicedeskmedewerker - Afdeling Nieuwkomers Gemeente Rotterdam

Jouw functie
Als facilitair servicedeskmedewerker ondersteun en ontzorg je de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers Je bent samen met collega servicedeskmedewerkers het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen die binnenkomen en zorgt voor een goede coördinatie van al deze vragen. Dit zijn veelal (storings)meldingen, maar kunnen ook vragen en/of wensen zijn. Elke melding wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid. Je durft door te vragen, indien de probleem- of vraagstelling niet goed geformuleerd is, totdat jij duidelijk hebt wat het probleem is. Vragen of meldingen handel je zelfstandig af door uit te zoeken wie verantwoordelijk is of zet je door naar de huismeester of een externe leverancier. Complexere situaties zet je door naar de facilitair locatiemanager of escaleer je naar de juiste persoon. Vervolgens zet je de juiste lijnen uit om de melding af te handelen en houdt de aanvrager op de hoogte van de voortgang. Je communiceert met collega’s, accounthouders, sociaal beheerpartijen en leveranciers.

Het is belangrijk dat je het overzicht houdt over alle meldingen. Staat een melding te lang open dan bel of mail je de uitvoerder en zorg je dat het alsnog geregeld wordt. Is de melding afgehandeld dan koppel je dat terug aan de melder.

Je hebt dus een echt cruciale rol, bent veelzijdig bezig en jouw taken zijn zeer verschillend. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Alle facilitaire meldingen die binnenkomen beoordelen
• Rapportages maken op basis van de meldingen
• Facturen accorderen
• Meldingen escaleren wanneer nodig
• Borgen van alle meldingen in het meldingenbeheersysteem (FMIS)
• Uitzetten van acties bij elke melding naar personen en/of partijen
• Voortgang bewaken, terugkoppelingen verzorgen, etc,
• Alle administratieve handelingen die daaruit voortkomen
• Aansturen huismeester (planning en taken)
• 1e Aanspreekpunt voor in- en externe partijen zoals leveranciers
• Communicatie met melders, leveranciers en andere stakeholders
• Beheren en archivering van documenten in MS Teams
• Wekelijks aandachtspunten binnen locaties en trends doorspreken met facilitair locatiemanagers
  

Eisen

• Je hebt een afgeronde HBO Facility Management opleiding;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in de functie van servicedeskmedewerker;
• Je hebt 6 maanden werkervaring met projectmatig werken;
• Je hebt werkervaring met documentbeheer en archivering;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Suite.

Wensen

• Je hebt werkervaring met een meldingsbeheersysteem (FMIS);
• Je hebt werkervaring met het beheren van een gezamenlijk functionele mailbox. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek;
• Je hebt werkervaring met vluchtelingen of bij opvanglocaties;
• Je hebt werkervaring als facilitair servicedeskmedewerker in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met demarcatielijsten.
  

Opdracht gaat om 36 uur in de week. Opdrachtduur is 6 maanden met een velrengingsoptie van 3x6 maanden. ZZP is niet mogelijk.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.