Directiesecretaresse Gemeente Rotterdam

Jouw functie
Jouw werkzaamheden bestaan uit het volgende:

• Complex agenda- en e-mailbeheer.
• Filteren van de vergaderstukken, vragen en acties die hieruit voortkomen en handelt deze af waar mogelijk.
• Structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen.
• Voorbereiden wekelijks agendaoverleg met de directeur en de directiesecretaris.
• Signaleren van knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen.
• Zicht hebben op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden.
• Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
• Organiseren van bijeenkomsten en reizen.
• Voorbereiden en notuleren van overleggen.
  

• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-niveau 4 opleiding.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Outlook en Microsoft Teams;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als (directie)secretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie;

• Je hebt een afgeronde opleiding op Mbo- of Hbo-niveau in de richting van: Directiesecretaresse, Secretarieel medewerker, Officemanagement of Management Support;
• Je hebt 2 jaar werkervaring als directiesecretaresse opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen; Benoem het project in CV waaruit dit blijkt.