Administratief Ondersteuner - externe inhuur Gemeente Rotterdam

Jouw functie
De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Dit is waar jij van wordt als administratief ondersteuner. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers.

Dit betekent dat je:

• verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
• verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
• registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
• de rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
• zowel collega’s als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
• aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
• meedenkt in procesoptimalisatie.
  

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen;
• Je hebt werkervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling;
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid;
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening;
• Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel;
• Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  

Wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden;
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform.