Projectmedewerker / office manager gemeente Rotterdam

We zoeken een collega die weet hoe de dynamiek van een programmaorganisatie werkt, het hoofd koel houdt en het leuk vindt om zowel het agendabeheer als allerlei organisatorische taken voor de programmamanager op te pakken.
Als projectmedewerker van het programma Sociale Basis ben je samen met de programmamanager aan het werk om de betrokken collega’s en externe partners te informeren en te organiseren dat zij in vergaderingen en bijeenkomsten met elkaar in gesprek blijven. Je zorgt voor ordening, transparantie, rust en overzicht van het programma.
Als projectmedewerker zijn organiseren en plannen belangrijke onderdelen van de functie.
Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de programmamanager en plant ook de grotere afspraken voor de 5 projectleiders en de programmateamoverleggen. Daarnaast onderhoud je contact met externe partners over bijeenkomsten en afspraken voor het programma. Als laatste belangrijk onderdeel bereid je samen met de programmamanager de stuurgroep vergadering voor en verzamel je stukken, maak je de agenda op en zorgt voor een goede verzending aan alle leden.

Je bent in staat om overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en processen soepel te laten verlopen. Dankzij je organisatorische vaardigheden zorg je ervoor dat acties worden opgevolgd en dat afspraken worden nagekomen. Je ondersteunt de programmamanager actief en signaleert wat nodig is om het programma effectief te laten functioneren. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende betrokkenen en vervult een verbindende rol binnen het programmateam. Projectleiders weten je te vinden voor afstemming, ondersteuning en praktische vraagstukken. Je bent proactief in het oppakken van nieuwe werkzaamheden, maakt je snel wegwijs in onbekende onderwerpen en neemt verantwoordelijkheid voor de uitvoering. Daarbij combineer je structuur met een praktische aanpak: je brengt overzicht aan waar nodig en bewaakt de voortgang van lopende werkzaamheden. Verder beschik je over sterke communicatieve vaardigheden. Je bent toegankelijk voor collega’s, weet relaties op te bouwen en beweegt je gemakkelijk binnen een dynamische werkomgeving.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo4-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als Office Manager of in een vergelijkbare functie;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als projectmedewerker in een programma/project team;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in een grote gemeente van meer dan 250.000 inwoners opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met Microsoft Office.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met Oracle;

Wensen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt een opleiding afgerond in de sociale sector of event management;
• Je hebt werkervaring met het plannen en organiseren van bijeenkomsten;
• Je hebt werkervaring met het schrijven van verslagen;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van informatiestroom, zoals bijvoorbeeld het inrichten van Sharepoint en Teams kanalen;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met Oracle inkoopprocessen

Het is een functie voor 36 uur per week. Starten begin september. In eerste instantie voor 6 maanden, dit kan nog 3x met 6 maanden verlengd worden. Werklocatie: Het Timmerhuis, Halvemaanpassage. In het kader van Anders werken is er de mogelijkheid om maximaal 50% van de werkuren vanuit huis te werken. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaats op Het Timmerhuis. Schaal 8, CAO gemeenten. ZZP is niet mogelijk.