Planner GGD najaarscampagne

Jij bent van overzicht houden, vooruitdenken en zorgen dat iedere vaccinatielocatie dagelijks beschikt over de juiste medewerkers. Dankzij jouw planning kunnen de vaccinatielocaties en de Niet Mobiele Thuiswonenden (NMTW)-teams iedere dag zonder problemen draaien.
Tijdens de najaarscampagne worden ongeveer 100 externe medewerkers ingezet. Jij zorgt ervoor dat hun beschikbaarheid wordt verwerkt, de roosters kloppen en wijzigingen direct worden doorgevoerd. Je bent de verbindende schakel tussen medewerkers, locatiemanagers, HR en het planningsteam.
Je houdt van structuur, werkt uiterst nauwkeurig en laat niets aan het toeval over. Juist wanneer de druk toeneemt blijf jij rustig, houd je overzicht en zorg je dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Jouw functie
Als planner ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse personeelsplanning van de vaccinatielocaties en de NMTW-teams.
Geen dag is hetzelfde. De ene dag verwerk je de beschikbaarheid van medewerkers, de andere dag los je een ziekmelding op of regel je op korte termijn vervanging. Jij zorgt ervoor dat alle wijzigingen direct worden verwerkt in de verschillende systemen, zodat altijd duidelijk is wie waar werkt.
Je bewaakt actief de planningcyclus. Dat betekent dat je medewerkers tijdig herinnert aan het aanleveren van hun beschikbaarheid en duidelijk bent over de consequenties wanneer deze niet op tijd wordt aangeleverd. Alleen zo kunnen we een betrouwbare planning garanderen.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Het opvragen, verwerken en bewaken van de wekelijkse beschikbaarheid van ongeveer 100 externe medewerkers;
• Het opstellen en beheren van de dagelijkse personeelsplanning;
• Het verwerken van de planning in Excel en RostarCas;
• Het verwerken van ziekmeldingen, verlofaanvragen, dienstwisselingen en vervanging;
• Het bewaken van een volledige en actuele personeelsplanning;
• Dagelijks informeren van locatiemanagers door tijdig presentielijsten inclusief functies beschikbaar te stellen via Teams;
• Signaleren van knelpunten in de personeelsbezetting en hier proactief op anticiperen;
• Beantwoorden van vragen van medewerkers over hun planning;
• Ondersteunen van het NMTW-team wanneer de planning hier ruimte voor biedt.

Je bent iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen en overzicht bewaren. Je werkt uiterst nauwkeurig en beseft dat een kleine fout grote gevolgen kan hebben voor de personeelsbezetting op een vaccinatielocatie. Daarom controleer je je werk zorgvuldig en laat je niets aan het toeval over. In een dynamische omgeving, waarin planningen soms meerdere keren per dag wijzigen, weet jij het hoofd koel te houden. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat wijzigingen direct en correct worden verwerkt. Je bent communicatief sterk en vindt het prettig om contact te hebben met medewerkers en collega's. Je bent toegankelijk, denkt in oplossingen en weet verwachtingen op een duidelijke en respectvolle manier te managen. Je begrijpt dat je het als planner nooit iedereen volledig naar de zin kunt maken. Juist daarom sta je stevig in je schoenen, durf je keuzes te maken en blijf je ook bij weerstand professioneel en vriendelijk. Nieuwe systemen maak je jezelf snel eigen en je bent digitaal vaardig. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en wacht niet af wanneer je ziet dat iets beter of sneller kan. Tegelijkertijd ben je een fijne collega die graag samenwerkt en waar anderen op kunnen vertrouwen.

Eisen

• Je beschikt over MBO+ of HBO+ werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring in een administratieve of coördinerende functie;
• Je kan zelfstandig met Microsoft Excel en Word werken en beheerst excel uitstekend;

• Je hebt ervaring met het werken in een crisisorganisatie;
• Je hebt werkervaring met personeelsplanning
• Je hebt ervaring binnen een dynamische of projectmatige organisatie;

Het is een functie voor 24-32 uur per week. Starten per half augustus. Tot 11 december, verlenging is mogelijk. De werklocatie is Zalmstraat 7 in Rotterdam. De werktijden zijn van 07.00 - 15.30. Deels vanuit huis werken is mogelijk. Schaal 8 CAO gemeente, zzp is niet mogelijk.