Kwartiermaker Regio Zwolle Bureau Gemeente Zwolle

Wat is de opdracht?
Je werkt in opdracht van de secretaris-directeur van Regio Zwolle en werkt in afstemming met collega’s vanuit het Regio Zwolle Bureau, maar zorgt ook voor afstemming met de organisatieadviseur, financiën en business control van de gemeente Zwolle.

De opdracht zal bestaan uit onderzoek, het opleveren van een ontwerp, het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp en deels het oppakken van uitvoerend werk.

Ontwerp
Na de periode van onderzoek en onderdompelen in het Regio Zwolle Bureau, verwachten we een ontwerp dat oplossing biedt voor:

• duidelijke organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau voor zowel intern en extern;
• een organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau dat zorgt voor een basis op orde voor bijvoorbeeld: financiën, inkoop, opleiding en ontwikkeling, personele inzet (o.a. externe inhuur) en kwaliteitsmanagement, maar ook de wendbaarheid blijft behouden;
• rolduidelijkheid en de verhoudingen tot elkaar in Regio Zwolle Bureau, maar ook extern bij de samenwerkingspartners;
• de secretaris-directeur Regio Zwolle is de enige hiërarchisch leidinggevende van het Regio Zwolle Bureau en heeft als enige mandaat m.b.t. ondertekenen van overeenkomsten etc. De secretaris-directeur moet op de korte en lange termijn zijn externe rol in Regio Zwolle kunnen vervullen;
• managementstructuur voor Regio Zwolle, waarbij de secretaris-directeur zich kan richten op diens rol en verantwoordelijkheid ten aanzien van eindverantwoordelijkheid organisatie, strategie en externe rol richting regionale partners;
• een verduidelijking van de verbinding met de gemeente Zwolle en wanneer deze verbinding expliciet niet mogelijk/haalbaar/gewenst is.

Implementatie ontwerp
Op basis van het ontwerp wordt geïnventariseerd welke vervolgstappen uitgevoerd moeten worden, om de implementatie mogelijk te maken. Dit gaat in afstemming met de secretaris-directeur van Regio Zwolle de Organisatieadviseur van de gemeente Zwolle. Onderdeel van de opdracht is het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp.

Uitvoerend werk
Om de secretaris-directeur en programmamanagers van Regio Zwolle op korte termijn te ontlasten, wordt verwacht om voor een deel uitvoerend werk ook op te pakken. Dit bestaat in ieder geval uit:

Implementeren van het besluit dat Regio Zwolle een regieafdeling is van de gemeente Zwolle.

• Verbinding zoeken, organiseren en implementeren met de gemeente Zwolle op gebied van overheaddiensten.
• Expliciet maken wanneer Regio Zwolle afwijkt van werkwijze gemeente Zwolle en waarom. Indien nodig proces m.b.t. besluitvorming doorlopen.
• Financieel management (basis op orde)
• Voortgangsrapportages en verantwoording
• Regiobegroting (financiële paragraaf)
• Meerjarige begroting en financiële strategie (met het netwerk, dus naar buiten toe)
• Financiële afspraken met partners

Kwaliteitsmanagement

• Voortgangsrapportages
• Optimaliseren van PDCA-cyclus

Eisen

• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar m.b.t. onderzoek en maken van een ontwerp voor een organisatie-inrichting, dit is toegelicht met concrete voorbeelden in de werkervaring;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaarwaarbij sprake was een financieel gerelateerde opdracht, de inhoud van de opdracht is uitgewerkt met concrete voorbeelden;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als kwartiermaker, programmamanager of projectmanager bij een overheidsinstelling;

Wensen

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een netwerk-organisatie of samenwerkingsverband
• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren bij een gemeente
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom door de ervaring en competenties de kandidaat geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf.
• Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van een PDCA cyclus bij een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan bij een overheidsinstelling