Directiesecretaresse gemeente Rotterdam

Voor de RNext directeuren zoeken we iemand die niet alleen kan plannen en organiseren, maar ook grenzen durft te stellen. Want eerlijk is eerlijk: dit is een pittige functie. Je werkt met twee complexe agenda’s, krijgt regelmatig spoedklussen en hebt te maken met veel verschillende stakeholders.
Als Directiesecretaresse ondersteun jij de project- of programmadirecteur en vervang je waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren van het cluster. Je maakt deel uit van een team van zes secretaresses. Samenwerking is bij ons geen bijzaak het is de basis van ons succes. Jij vindt dit leuk, zoekt actief verbinding en brengt positieve energie mee in een team dat volop in beweging is.
Het is belangrijk dat je 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig kunt zijn; gerelateerd aan/ afhankelijk van de agenda en wens van de directeur(en) (flexibiliteit hierin is vereist). Woensdag is onze samenwerk dag waar je op locatie De Rotterdam werkzaam bent samen met je directe secretaresse collega’s.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Agendabeheer: het beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s, waarbij jij continu afweegt wat écht prioriteit heeft.
• Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Vergaderingen organiseren: jij regelt, bereidt voor en borgt dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit.
• Administratie & workflow: je creëert overzicht en zorgt voor een efficiënte, foutloze doorloop van alle documenten en dossiers.
• Spoedtaken: jij weet exact wat nodig is om de week goed af te ronden en de directie te ontzorgen.
• Procesverbetering: je denkt actief mee over slimmer werken, moderniseren van het secretariaat en verbetering van processen.
• Systeemvaardigheid: nieuwe systemen maak jij razendsnel eigen en je denkt mee hoe we ze slimmer kunnen inzetten. Denk aan: bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren, ICT-middelen reserveren, etc.
  

Als Secretaresse RNext directeuren ben je klantgericht en streef je naar het beste resultaat. MS Office en Teams hebben voor jou geen geheimen. Je kunt makkelijk buiten de kaders denken, bent flexibel en weet goed op verschillende niveaus te schakelen, je bent creatief in denken én in doen. Je bent een echte teamspeler met een pragmatische houding die samen met collega’s naar oplossingen werkt daar waar soms hobbels op de weg zijn. Vanzelfsprekend ben je stressbestendig, resultaatgericht en een echte aanpakker. Tot slot ben je communicatief vaardig in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
Eisen

• Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
• Je hebt werkervaring met de volgende applicaties:

o Microsoft Office;
o Microsoft Teams;
o Microsoft Planner;

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem.

Het is een opdracht voor 36-40 uur per week. Werklocatie is Wilhelminakade 179 in Rotterdam. Er wordt voornamelijk vanuit huis gewerkt. 6 maanden, met optie op verlenging. Starten zsm. Schaal 8 cao gemeenten, zzp is niet mogelijk