Managementassistent gemeente Gouda

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers. Je werkt in een hecht team waarin iedereen een of meerdere afdelingen ondersteunt. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Door wekelijks kort af te stemmen met je collega’s, weet je precies wat er speelt en waar je elkaar kunt versterken.

Je werkzaamheden op een rijtje:

• Je ondersteunt je afdelingshoofd op proactieve wijze en bewaakt de planning en prioriteiten.
• Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd, de collegeleden en andere medewerkers.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
• Je notuleert het wekelijkse MT-overleg van een directeur of afdelingshoofd en incidenteel andere overleggen binnen de organisatie.

Met wie ga je werken?

Je komt terecht in de afdeling Bestuur- en Managementondersteuning (BMO): een club met managementassistenten, bestuursondersteuners, communicatieadviseurs, strategisch adviseurs, coördinatoren en nog veel meer collega’s die samen werken aan goede ondersteuning van bestuur en organisatie.

Naast intern contact met collega’s uit allerlei teams, heb je ook regelmatig contact met mensen buiten de organisatie – van sollicitanten tot ondernemers in de stad of relaties bij andere gemeentes of organisaties.

Waarom past deze functie bij jou?

Je houdt van afwisseling, pakt makkelijk het overzicht en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en mensen. Anderen kunnen altijd op je rekenen: jij zorgt ervoor dat dingen geregeld zijn. Je werkt in een enthousiast team, waar iedereen voor elkaar klaarstaat en de samenwerking soepel verloopt.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

• Een MBO werk- en denkniveau.
• Relevante werkervaring waaruit blijkt dat je kan plannen en organiseren. Bijvoorbeeld als managementassistent, eventmanager of office manager.
• Een collegiale instelling: je helpt een ander graag waar het kan of je neemt soepel taken over als je collega ziek is.
• Je vindt het leuk om zo nu en dan te ondersteunen bij evenementen, zoals het kerfstfeest voor onze collega’s, de verkiezingen of bij ons jaarlijkse evenement Gouda bij Kaarslicht.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in soortgelijke functie
• Het is een pré als je ervaring hebt met Outlook, iBabs, Teams en Validsign.

Het is een functie voor 24 uur per week. Eventueel 32 uur. In eerste instantie voor 3 maanden, dit kan verlengd worden. Er wordt volledig gewerkt vanaf locatie. Werkdagen in ieder geval dinsdag en donderdag.

Onze opdrachtgever is de gemeente Gouda

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.