Projectmedewerker secretariaat gemeente Rotterdam

Als projectmedewerker maak je deel uit van het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling. Je wordt hierbij in je dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door een teammanager. Je werkt samen met een aantal collega’s om de ondersteuning van de veertien teams binnen de afdeling in goede banen te leiden. Je fungeert als vraagbaak voor de afdeling, waar het gaat om bedrijfsvoering en secretariaat gerelateerde zaken. Je pakt werkzaamheden op vanuit de secretariaatsmailbox en neemt hierop zelfstandig actie.

Je beheert de agenda van twee of meer teammanagers. Je ondersteunt de teams bijvoorbeeld door het opstellen van (jaar)planningen, het boeken van vergaderzalen en het verzorgen van inkooporders. Jij zorgt ervoor dat de verschillende, interne portefeuilles op rolletjes loopt. Ook ben jij verantwoordelijk voor het up-to-date houden van dossiers in ons digitaal archief en de nodige rapportages. Je vindt het leuk om te helpen bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. Jij weet wat er nodig is om veel ballen tegelijkertijd in de lucht te houden in een dynamische en veranderende omgeving.

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve instelling zit het wel goed! Bovendien ben je accuraat, zelfredzaam en omgevingsbewust. Uiteraard weet je het overzicht te bewaken en ga je moeilijke situaties niet uit de weg. Je bent stressbestendig. Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht. Je steekt graag de handen uit de mouwen. Verder ben je resultaatgericht en bezit je een flexibele werkhouding. Samenwerken is voor jou geen probleem, maar juist de standaard. Samen bereik je immers meer dan alleen. Tot slot is jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid uitstekend.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met Excel;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HR;
• Je hebt werkervaring met Oracle.

Het is een opdracht voor 36 uur per week. Starten per medio november. In eerste instantie voor 6 maanden. Dit kan nog 3x met 6 maanden verlengd worden. Schaal 8 cao gemeente. ZZP is niet mogelijk.