Managementassistente Gemeente Nieuwegein

De tijdelijke managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Subsidies en Ondersteuning en werkt nauw samen met twee procesondersteuners.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en (indien van toepassing) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

Eisen

• Aantoonbaar beschikbaar per 1 juni 2026, voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen;
• Aantoonbaar beschikbaar om op donderdag te kunnen werken, andere dagen is in overleg;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie, onderbouw duidelijk in het CV waarom deze functie gelijkwaardig is;
• Antoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, of vergelijkbare functie waarbij complex agenda beheer onderdeel was van de functie. Benoem duidelijk in het CV wat het agenda beheer complex maakte;
• Aantoonbare werkervaring vergaderondersteuning en administratieve processen binnen een overheidsinstelling;
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent;
• De kandidaat stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. Uit het CV en de motivatie blijkt tevens dat de kandidaat beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.