Senior Management Assistent gemeente Rotterdam

Als managementassistent biedt je ondersteuning aan en ontzorg de teamleiders, het hoofd van de afdeling en de experts. Je bent de spin in het web, die alle ballen hoog weet te houden en het overzicht niet verliest.

Dit doe je door:

• De agenda van je teamleider up-to-date te houden. Je hebt te maken met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s).
• Prioriteren en beantwoorden van e-mail van het management.
• Registratie van ziek- en betermeldingen en verlofaanvragen van medewerkers
• Beheer van de mailbox en agenda van het secretariaat.
• Op orde houden van ondersteunende faciliteiten. Zoals het aanmaken van een bestelformulier voor borrels, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.
• Ondersteuning bij lezingen en participatiebijeenkomsten. Zoals contact met sprekers, posters laten maken, uitnodigingen versturen, ondersteuning tijdens presentaties.
• Ondersteuning bij buitenlandse dienstreizen. Zoals dienstreisformulier opstellen, trein- of vliegtickets boeken, hotel reserveren, contact met de organisatie.
• Ondersteuning van het bestuurlijk proces.
• Tijdschrijven voor teamleiders en afdelingshoofden.
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers en (buitenlandse) delegaties
  

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

De managementassistent is een echt organisatietalent, trots op de functie, en iemand die zich niet gauw uit het veld laat slaan. Je bent een spin in het web, flexibel met een proactieve instelling, kan goed schakelen en organiseren en bent gewend om in een team te werken. Je bent accuraat, dienstverlenend en kan ook goed je grenzen aangeven. In verband met het onderling kunnen vervangen, ben je, mits bijtijds aangegeven, flexibel in het wisselen van een werkdag. En verder willen we dat de managementassistent zelfstandig en oplossingsgericht werkt. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in de richting van Officemanagement.
• Je hebt minimaal drie jaar kennis van en werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) opgedaan in de afgelopen vier jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring met het ondersteunende systeem Oracle
• Je hebt werkervaring met het verbeteren van de werkprocessen.
  

Het is een functie voor 28- 36 uur per week. Starten op korte termijn. In eerste instantie voor 6 maanden. Dit kan nog 2x met 6 maanden verlengd worden. Er wordt ca 50% op kantoor gewerkt en 50% vanuit huis. Schaal 10 cao voor gemeenten, ZZP is niet mogelijk

Onze opdrachtgever is de gemeente Rotterdam.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.