Vacature
Utrecht

Projectsecretaris

Functie omschrijving Projectsecretaris

Het team OV-projecten voert alle OV-projecten van de provincie uit. In het team voeren professionals diverse opgaven uit waarbij bijvoorbeeld traminfrastructuur vernieuwd wordt, de reizigersinformatiesystemen op de bus- en tramhaltes vervangen worden, of een nieuwe busstalling gebouwd wordt. Het is een team waar ervaren projectleiders en -medewerkers samen werken aan het binnen de projectopdracht realiseren van projecten. De OV-projecten waar het team zich op richt zijn omvangrijk, multidisciplinair en beeldbepalend. Ze kenmerken zich door een grote technisch/veiligheid kritische component, een groot bestuurlijk afbreukrisico en een grote impact op de omgeving. Kortom, een dynamische projectomgeving waar toegewerkt wordt naar concrete resultaten.

De projectsecretaris die we zoeken, is breed inzetbaar bij diverse technische OV-projecten binnen het team. Echter, in het bijzonder word je ingezet op het project Directieleveringen en Dynamische Reizigersinformatiesystemen (DRIS). Het project DRIS heeft verschillende deelelementen. De huidige reizigersinformatiesystemen moeten vervangen worden voor zowel de software (deelproject is in de uitwerkingsfase) als de hardware (voorbereiding van de aanbesteding). In het najaar van 2020 zal de uitvoeringsfase van deze elementen starten.

Het project Directieleveringen bestaat uit een tweetal grote projectonderdelen en een beperkt aantal contracten. Het team Directieleveringen bestaat uit drie deelprojectleiders onder leiding van een projectmanager. Qua projectonderdelen betreft het enerzijds het realiseren van trambeveiliging op de om te bouwen regionale tramlijn naar Nieuwegein en IJsselstein waarvan de uitvoering thans gaande is. en waar medio 2021 nog een laatste ombouw is gepland. Anderzijds betreft het de levering van wissels voor de ombouw van diezelfde regionale tramlijn. Ook voor deze levering geldt dat er nog in 2021 een levering plaats moet vinden. Daarnaast zijn er in het kader van de directieleveringen een aantal andere contracten die begeleiding nodig hebben van de projectsecretaris ter afronding hiervan.

Je valt hiërarchisch onder de teamleider OV-projecten en functioneel onder de projectmanagers van de projecten waarop je ingezet wordt.

Wat ga je doen
Vanuit je rol ondersteun je de projectmanagers in de breedte: van het organiseren en voorbereiden van afspraken, het maken van presentaties en plannen en vastleggen van (veelal technische) overleggen. Je beheert het project-archief en helpt om informatie uit het projectverleden slim te combineren tot input voor actuele besluitvormingsstukken en verantwoordingsrapportages. Waar relevant beheer je de functionele e-mailbox van het project en verzorg je correspondentie met de opdrachtnemer. Tevens verzorg je de overdracht van het projectarchief/opleveringsdossier van Directieleveringen naar de toekomstig beheerder van de provincie, waarbij je de afstemming met de beheerder organiseert over de inhoud ervan. Aanvullend op de projectbeheerser die de teams hebben, ondersteun je bij het opstellen van de planning en bewaken van de voortgang, en stemt deze met betrokkenen af. Het is een brede rol, die ook gekenmerkt wordt door diverse ad-hoc werkzaamheden die voor het project van belang zijn en afgestemd zijn op het niveau van de medewerker. We zoeken een kandidaat die zich snel kan inwerken, gezien de beperkte duur van de opdracht. Derhalve wordt soortgelijke werkervaring zeer gewaardeerd.

Functie eisen Projectsecretaris

  • Je hebt minimaal MBO-niveau met 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie of HBO-niveau met een technische achtergrond.
  • Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als van projectsecretaris in spoor-, tram, of metro branche
  • Je hebt bij voorkeur werkervaring als projectsecretaris in een technische omgeving.

Het aanbod

Het betreft een functie voor 32-36 uur per week. In eerste instantie voor 1 jaar maar met optie op verlenging.

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

23.07.2020

Contactpersoon

Ester Visser

Deel deze vacature
Meer details
Match criteria
Medewerkers
Ester Visser
Mobiel: (06) 3893 2487
Skype: Consultant
Delta Recruitment
Onze klanten
Delta Recruitment gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.